企业邮件太多、太杂难以管理?云邮箱帮你轻松搞定

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现代商业活动中,随着业务规模的不断扩大,越来越多的邮件需要及时处理:一方面涉及到邮件的分类,比如哪些是重要邮件,哪些是紧急邮件,哪些可暂时搁置,有轻重缓急,才能更好安排后续;一方面也涉及垃圾邮件处理,这些垃圾信件不仅占据邮箱空间,也为网络病毒提供藏身之地,因此需尽快处置;另外,还涉及邮件归档管理,以帮助企业梳理业务脉络,进行决策分析。

如何有效对不同邮件进行分类?如何严控垃圾邮件处理?如何轻松完成邮件管理工作?云邮箱通过设置自定义收件规则、黑白名单过滤、多层反垃圾过滤、邮件分类归档、账号分权设限等技术及管理措施对以上问题作出了解答。

  • 自定义收信规则

在邮件到达时,如您提前设置了收信规则,则满足规则条件的信件将执行指定操作。单条规则的设定,可同时满足一个或多个条件,您可以选择启用或不启用某项规则,并对不同规则进行优先级排序。收信规则可针对发件人、发信域、邮件主题及大小进行过滤,也可对非本域名、非通讯录地址邮件采取特定操作,或根据不同收信时间、不同收件人对邮件进行分类处置,可采取措施包括:移动邮件至特定文件夹(如垃圾箱、群邮件)、为邮件添加标签或设置星标、转发邮件或自动回复、标为已读、彻底删除,等等。

  • 黑白名单设置

如果您不想接受某些发件地址或发信域名的邮件,可以将其加入黑名单进行收件过滤,当收到黑名单地址发出的邮件时,该邮件将默认转移到系统垃圾箱,或者您也可以选择将其彻底删除。相反,如果您希望对某些邮件大开绿灯,使其避开反垃圾判定,直接进入收件箱,也可将其地址或域名添加到白名单中。

  • 多层反垃圾过滤

在邮件收取全程采取SSL/TLS加密,进行SMTP发信认证,结合系统黑白名单、多层反垃圾过滤、邮件队列扫描等措施,将99.9%垃圾邮件、病毒木马排除在外。对电子商务、金融支付、企业门户、高尖技术等涉及大量金融交易、敏感内容领域,还提供邮件隐蔽监控机制,确保重要信息安全。

  • 邮件分类管理

邮件管理方面,为方便查找,云邮箱提供多彩标签、邮件星标功能,可轻松标记和分类邮件;全文高级搜索功能,可根据邮件主题、正文关键词,发件或收件人名、时间范围、有无附件等对已有邮件进行搜索;可添加自定义文件夹,对邮件内容进行分部门、分类别和主题管理,支持多层文件管理架构;当邮件数量较大时,还可使用系统自带的一键归档功能,快速实现邮件内容打包下载,提高文件收取效率。

  • 账号分权设限

当企业人员较多时,可能会需要多个管理员来同时管理以提高工作效率;另外,由于邮件的内容性质、关键程度不同,其所对应的业务部门、责任人员也不同,也需分设权限、区别管理。云邮箱支持设置分级管理员,对不同部门/群组进行分别管理,设置邮件的发送、接收与处理、审核权限,一来可确保内部分工明确、权责分明,二来可提升效率、并增强特定业务保密性。

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