针对云服务新手的3个SaaS成本管理技巧

企业加速部署基于云的SaaS产品可以归因于很多因素-全球疫情蔓延、过时的软件和硬件,甚至仅仅是企业数据中心中的简单设备故障。

但是很快–如果还没有,你的第一笔账单也将到来。如果你是云服务新手,并且没有适当的SaaS成本管理控制措施,那么这份账单可能会令人震惊。

IT员工可能不会将成本视为问题,而将其视为财务处理的事项,但是SaaS账单可能会增长到甚至高级管理人员都注意的程度。最终,IT部门将不得不解释这些新成本-谁、什么、为什么等等。这仅仅只是开始。

大多数云服务是按月计费,这意味着这些成本对话将持续下去。也许你很幸运并且使用量下降,所以你的账单减少。但是,如果你的使用量增加,并且账单也随之增加,那么每个月与高级管理人员的对话会变得更加麻烦。

虽然你可以做一些事情来避免快速或计划外的云迁移,但重要的是要记住最初的影响已经产生。这里无法重新来过,但是,如果你遵循这些SaaS成本管理技巧,则可以避免在企业内部触发预算警报。

削减服务

首先要问的最简单的问题之一是:“我需要这项服务吗?”

这听起来可能是奇怪的开始。但是在危机中,人们会购买或订阅他们并不总是完全了解甚至不需要的东西。这类似于我所谓的“健身房”示例。

你怀着良好的愿望加入健身房,但最后,你前往健身房的次数并没有达到你的期望。那么为什么要继续为此付费呢?这种挑战通常比技术挑战更具政治意义,但这仍然是你需要进行的对话。

请弄清楚有关服务是否在实际使用中,多少人在使用它。通常的情况是,当云服务仅由少数人使用或对业务成果影响很小时,则没有必要为其支付高昂的代价。

整合云服务

很多企业拥有重叠的工具和服务,因此下一个SaaS成本管理技巧与潜在整合有关。如果你确定你真的需要云资源,则需要确定选择哪个云服务。

这是使用SaaS云服务的主要问题。这种难题的常见示例是视频会议服务。Zoom、Skype、Google Meet、Amazon Chime、Cisco Webex和Microsoft Teams是最流行的基于SaaS的视频会议应用程序。这里的问题不在于每项服务提供的功能或成本;问题是你可能需要或已经在企业中使用了哪些服务。HR部门希望使用Zoom,工程部门想要使用Teams,会计部门则希望用Google,这绝对是IT的噩梦。

理想情况下,此决定将取决于研究、安全性和合规性需求、功能要求、导入/导出功能以及很多其他因素。实际上,你可能会使用已经在使用并已部署的任何服务。

现在,选择多种服务可能无法享受批量折扣,或失去标准化的机会,更不用提支持噩梦。整合服务就像不可能完成的任务。如果你尝试一次全部完成,那么你将面临失败,而且很有可能会以公开的方式出现。没有人想要让用户对IT感到生气。

像我们前面的技巧一样,云整合将需要沟通技巧。请花时间了解为什么人们使用特定的服务。与他们一起工作,以使他们接受切换到其他工具的想法。

这不是容易或快速的工作。我们很难让人们放弃可能比他们现有的工具更好用的新工具,但要在这些情况下保持诚实。请说明费用;没有理由将其隐藏在仅IT预算中。人们会明白,过多的账单会对公司和员工产生真正的影响。

尽管这并不完美,而且需要时间,但在移除人们想要的服务时,这可避免IT被当作“坏人”。这里不会把责任推卸给别人;IT只是简单地列出决策的影响,并与用户一起了解该影响。

现在,云服务越多,这个目标就越难实现。请寻找服务冠军。这些人将成为引入新服务的重点。他们将使你从源头开始,并贯穿整个团队。

监控服务

如果由于使用或部署而无法移除服务,则将重点转移到控制和监视。

新工具和服务可能需要新的监视工具和警报确保适当的服务水平。这些监视服务可能需要付费,不仅针对是工具,还针对不同系统上的代理。那可能不是你想听到的事情,但你不能忽视。这是生态系统的一部分,IT必须将其视为受支持的系统。

如果要让管理层接受,请查看使用情况。如果可能,请使用该数据来支持你减少使用量的论据,从而最终降低成本。当然,这也可能适得其反。如果所讨论的云服务实际上正在使用中,则可以证明成本合理。那可能不是你想要的答案,但是至少你知道实情。

请记住,这些服务并非出于恶意目的而被不熟。这样做是为了使人们可以继续工作,IT和管理层应该承认这一点。同时,这些服务需要受到控制,你不能让影子IT带来负面影响。

但是你也不能忽略这些服务的积极影响或移除它们的潜在负面影响。 IT部门需要了解SaaS资源的方方面面,从最终用户到管理人员再到运营团队和服务台,以及这两者之间的所有人。每个人都参与此过程,IT部门既要成为流量警察又要成为外交官,才能找到最适合各方的理想中间立场。

作者:邹铮 编译 来源:TechTarget中国

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